Доработка бизнес-процесса в Битрикс24 «Заявка на отправку документов, грузов»

Возможности коробочной версии Битрикс24 практически неограниченны, и систему можно настроить под любой необходимый функционал. В данном проекте нами была осуществлена автоматизация курьерской доставки.

Исходные данные

Клиент уже долгое время работает с нами по проектам кастомизации приобретенной коробочной версии Битрикс24. Очередной задачей стала оптимизация процесса создания заявок на отправку документации и грузов.

Компания представляет собой крупное предприятие с несколькими филиалами и множеством контрагентов и имеет довольно большой оборот документации и посылок. Не имея единой системы отслеживания всех курьерских заявок, сотрудники тратили значительное время на планирование отправлений. Полностью отсутствовала какая-либо автоматизация постановки данных задач. Все согласования происходили с помощью переписок или телефонных разговоров.

Подобная организация бизнес-процессов расходует множество рабочих часов сотрудников, а значит увеличивает траты компании. Поэтому руководством предприятия было принято решение о модернизации данной системы, и они обратились с данным запросом к нам.

Задача

Максимально упростить работу сотрудников компании с курьерскими заявками. На базе имеющейся у компании коробочной версии Битрикс24 необходимо создать бизнес-процесс, благодаря которому будет происходить автоматическое распределение заявок по доставке между исполнителями.

Автоматизация курьерской службы

Работа была разделена на два этапа, первый — программное написание сервиса с нуля, проработка бизнес-процесса и реализация возможности его корректировок. Для понимания — эти работы можно назвать фундаментом проекта. Второй этап — это доработка функционала, и именно его мы опишем подробно далее.

Для реализации проекта заказчик предоставил техническое задание, сформированное собственными силами. Для лучшего понимания задачи, мы провели с клиентом уточняющий диалог, перепроверили и скорректировали ТЗ и запустили проект в работу.

Здесь хочется отметить, что составление правильного технического задания — очень важная часть в разработке. Досконально прописанное ТЗ исключает возможность ошибиться в целях итогового сервиса, поэтому зачастую задачи уточняются по несколько раз.

Согласно техническому заданию, наши программисты осуществили новую доработку бизнес-процесса «Заявки на отправку документов, грузов», помещенный в раздел «Сервисы» — «Электронные заявки».

На странице заявки присутствует ёмкая и важная информация для заполнения:

1. Уточнение пунктов доставки «Откуда» — «Куда». Оба поля представлены в виде выпадающего списка заранее внесенных администратором вариантов («Контрагент», «Склад», «Офис», «Сотрудник», «ПКО»). В зависимости от выбора пункта появляются дополнительные поля для ввода информации (например, если выбран «Контрагент» — то его контактные данные и адреса).
2. В подаваемых заявках указывается необходимые дата и время доставки, если есть конкретика по часам (до 14:00 или до 18:00). Также реализованы задаваемый и автоматический учёт срочности.
3. Следующим пункт для всех получателей — выбор отправления: «Документы» или «Грузы». Необходимое помечается галочкой. Если пользователь выбирает «Грузы», то появляются дополнительные поля для указания веса и габаритов. У отправления также присутствует поле «Комментарий к отправлению», где пользователь сможет указать дополнительную важную информацию.

Формирование заявки на доставку

После заполнения всей информации формируется заявка и задача, в зависимости от указанных пунктов, задача направляется одному из исполнителей.

Сторона исполнителя

На стороне курьеров предусмотрен следующий функционал. Сотрудник, запланировавший поездку в один из пунктов назначения, указывает во всплывающем окне раздела «Время и отчёты»:

• Готов доставить документы (формат не более А4, вес до 0,5 кг.);
• Готов доставить грузы (на личном/корпоративном автомобиле);
• Нет возможности осуществить доставку.

Благодаря указанной информации сервис автоматически отправляет подходящую заявку исполнителю.

Отображение заявки у потенциального исполнителя

Выбранному системой сотруднику приходит уведомление «Заявка на доставку документов, грузов», в котором указывается:

• Куда доставить (указывается склад, ПКО, офис, фамилия и имя получателя);
• Период доставки;
• Срочность;
• Что доставить: Документы (формат А4 или меньше, общий вес до 0,5 кг.) / Грузы (описание);
• Доставку заказал (фамилия и имя заказчика доставки).

Формирование задачи в Битрикс24

В Bitrix24 формируется задача «Доставка документов, грузов», уведомление о которой приходит всем участникам (постановщику и исполнителю).

В задаче указывается:

• Отправитель (он же постановщик задачи);
• Исполнитель;
• Получатель;
• Адрес доставки;
• Телефоны;
• Дата доставки и время (заполняется если доставка срочная, до 14.00 или до 18.00)
• Что будет доставлено: Документы / Грузы.

После формирования задачи отправитель передает исполнителю документы либо груз. В комментариях к задаче можно прописать дополнительные условия и обстоятельства. Также возможно отменить уже принятую заявку, в этом случае она вновь возвращается на уровень распределения между сотрудниками.

По завершении доставки задачу закрывают исполнитель, либо постановщик. Затем постановщик подтверждает выполнение, отмечая задачу контролем.

Результаты

• Для клиента реализован сервис, позволяющий автоматизировать распределение задач по доставке посылок. Это значительно упростило работу сотрудников и уменьшило срок закрытия заявок, что в свою очередь сократило расходы компании.

В очередной раз мы хотим отметить, насколько широки возможности CRM Битрикс24! С нами вы сможете не просто быстро запустить систему управления проектами в своей организации, но и кастомизировать её под любые нужды бизнеса! Пишите нам в чате или звоните по указанным на сайте номерам, и наши специалисты ответят на все интересующие вопросы!