Исходные данные
Клиент обратился с задачей — автоматизировать учет в прачечной. До обращения к нам организация вела производственный учет в Excel. Из-за одновременной работы нескольких человек над одним документом, а также других особенностей экселя часто возникали ошибки в учете, которые в дальнейшем трудно было найти и исправить. С ростом бизнеса, увеличилось и количество таких ошибок.
Реализация
В начале работы над проектом мы изучили специфику контроля в прачечной, учета белья в стирке и ведения документооборота. Она была обусловлена не только сферой деятельности предприятия, но и особенностями работы в учреждении, соблюдением определенных правил. Речь идет о различных дополнительных факторах (прием грязного белья или спецодежды, срочность выполнения услуги), которые формировали определенные наценки или скидки.
Из-за специфического учета и документооборота типовые конфигурации этому клиенту не подошли бы, и было принято решение — разработать программу производственного контроля в прачечной с нуля.
Новую систему вводили поэтапно. Сначала в одной из прачечных, где в течение 1,5 месяцев тестировалась новая система учета и параллельно велся учет в Excel. Затем был настроен учет в химчистке и других филиалах, исправлены и настроены дополнительные нюансы, которые были выявлены в ходе тестирования.
- Программа поддерживает функционал для учета белья в прачечной и химчистке;
- Программа поддерживает функционал для учета белья в прачечной и химчистке;
- Сформирована журнал учета в прачечной, постановки цен и веса единиц одежды;
- Созданы различные отчеты и печатные формы, которые были необходимы заказчику;
- Настроен рабочий стол для операторов, где их действия максимально упрощены: они выбирают контрагента и создается накладная, которая автоматически заполняется системой, а оператору достаточно лишь внести актуальные данные за указанный день;
- Настроена блокировка одновременной работы с контрагентом, что позволяет избегать ошибок при вводе данных разными операторами;
- Реализованы все пожелания клиента по формированию дополнительных наценок.
Важный момент в том, что внедрение новой программы никак не усложнило работу операторов. Новый функционал максимально прост, и работа в данной системе учета не сложнее работы с таблицами Excel.
Кроме того, новая программа незамедлительно сигнализирует об ошибках ввода данных, благодаря чему сведено к минимуму влияние человеческого фактора на систему учета.
Результаты
По результатам проекта разработана и настроена специализированная программа для прачечной и химчисток. Новая система автоматизации учета позволила уйти от неэффективной работы в Excel и избежать множества ошибок. ПО стабильно работает и отвечает всем требованиям заказчика.
Мы продолжаем сотрудничество с этим клиентом и на данном этапе реализуем дополнительный функционал, который не был заявлен изначально: загрузка данных в систему из Excel по различным шаблонам, специфический учет по подразделениям, а также обмен данными с бухгалтерской базой для исключения процедуры двойного ввода информации.
