Как создать шаблон задач в Битрикс24?

С помощью шаблонов задач в Битрикс24 вы сможете создавать шаблоны для ваших задач и проектов, взаимодействовать с созданием регулярных задач в разы быстрее. К примеру, на определённую дату месяца вам необходимо уведомить сотрудника о том, чтобы он сделал заказ всех необходимых товаров для офиса. Вы можете создать шаблон для этой задачи и каждый раз, когда в назначенную дату нужно будет поставить эту задачу перед сотрудником, она сразу же будет создана.

С таким инструментом рабочий процесс в компании будет проходить гораздо слаженнее и ответственнее. Разберемся подробнее, как создать шаблон в Битрикс24.

С чего начать создание шаблона

Для того чтобы перейти к созданию шаблона, нужно зайти в раздел «Задачи и Проекты» в главном меню → Выбрать пункт «Шаблоны» → «+Добавить», в верхнем углу, справа.

В настройках будущего шаблона вы можете:

Указать название шаблона.

Назначить ответственное лицо на эту задачу. (Добавить постановщика, соисполнителя и наблюдателя).

Дополнительно можно спланировать сроки и при необходимости воспользоваться дополнительными пунктами:

1. Разрешить ответственному менять сроки задачи.
2. Пропустить выходные и праздничные дни. Если срок выполнения задачи выпадает на выходной или праздничный день вы можете отметить этот пункт и длительность выполнения будет автоматически увеличена.)
3. Принять работу после завершения задачи. После выполнения задачи она будет отправлена на проверку постановщику. После утверждения выполнения задачи постановщиком – она будет считаться завершённой. Если в задаче необходимо что-то подкорректировать и исправить недочёты – она будет отправлена на доработку ответственному лицу.

4. Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника. Задача по шаблону будет автоматически создана при добавлении нового сотрудника.

   

Сделать задачу регулярной.

Если вы хотите, чтобы задача автоматически создавалась в назначенное вами время, выберете из поля «Повторять задачу (автоматизация бизнеса)» пункт «Сделать задачу регулярной», нажмите на «Галочку» и укажите все необходимые вам данные для исправной работы этого пункта.

После настройки задача будет регулярно, в указанное вами время создаваться. Такая функция будет полезна при написании различных отчетов и, например запланированных на определённую дату различных проверок офисного оборудования.

Указать как важную задачу.

Дополнительные настройки

В дополнительных настройках вы сможете:

• Добавить проект.
• Выбрать из раздела CRM нужные вам данные (Лиды, сделки, контакты, задачи, компании и заказы).
• Создать и настроить новые, пользовательские поля.

Для создания нового поля нажмите на пункт «Добавить поле», выберете нужный вид поля, укажите его название и при необходимости вы сможете указать это поле, как множественное и обязательное.

С помощью «Канцелярской кнопки» вы можете перенести пункт «Пользовательские поля» из дополнительных настроек в основные и при нажатии на «Шестерёнку» → «Сохранить состояние полей для всех пользователей» и «Включить режим перемещения полей».

• Ввести учёт времени.

  Вы сможете установить время для выполнения задачи и переместить пункт в основные настройки шаблона.

  

• Добавить теги, для облегчённого и быстрого поиска нужной задачи.

• Указать связанные задачи.

• Сделать подзадачей к шаблону или задаче.

• Настроить права и уровень доступа к задаче.

Уровни доступа

В шаблонах задач в Битрикс24 есть два уровня доступа:

1. «Чтение шаблона задачи» — это когда выбранный сотрудник имеет возможность только на создание задач и просматривание шаблона.  Изменять задачи и шаблоны у него возможности не будет.

   

2. «Полный доступ к шаблону задачи» — это когда у указанного сотрудника будет возможность создания и редактирования задач и шаблонов.

После указания всей необходимой информации и настройки нужных полей, не забудьте нажать на кнопку «Сохранить» в нижней части страницы.

После сохранения вы сможете наблюдать за сроками, просматривать теги, менять и добавлять сотрудников по ролям. При помощи пункта «Ещё» вы сможете в любой момент удалить и скопировать созданный шаблон. «Добавить подзадачу для шаблона» и «Создать задачу по этому шаблону».

После всех произведенных вами действий созданный шаблон будет доступен в пункте «Шаблоны».

Теперь, если вы хотите добавить задачу по шаблону, достаточно перейти в раздел «Все», нажать пункт «Добавить задачу» → «Добавить задачу по шаблону» и выбрать нужный вам шаблон.

После этого задача, созданная по шаблону автоматически отобразиться в списке задач. Нажав на галочку слева от названия, вы можете выбрать и применить к этой задаче любое действие из представленного списка.

Если при чтении статьи про Битрикс24 шаблоны задач, у вас возникли какие-то вопросы или вам нужна консультация специалиста по внедрению Bitrix24, наша компания поможет вам и ответит на все, интересующие вас вопросы по телефону или в чате.