Поиск по сайту
Найти
Отмена
Блог компании

Документы в Битрикс24

30 марта 2020
0
1338
 

Множество организаций и компаний взаимодействуют с большим количеством различных документов. Бесчисленные накладные, договора, счета на оплату и так далее по списку. Для многих компаний само слово «документ» вызывает ассоциацию с нескончаемой горой различных бумаг, которые нужно вовремя рассортировать, не потерять никаких ценных данных и хранить всё это в порядке и в лёгкой доступности на разные случаи жизни.

И тут на помощь могут прийти документы Битрикс 24. На личном примере вы можете убедиться, насколько эта возможность в Битрикс24 упростит и сделает гораздо быстрее процесс выполнения обыденных работ, связанных с документами в вашей компании.

Вот несколько возможностей инструмента «Документы» Битрикс24:

  • Оформление и непосредственно создание документов по настроенному шаблону;
  • Печать документов;
  • Хранение их в одном месте, где они не смогут потеряться;
  • Отправка клиенту.

Как и с чего начать взаимодействие с документами в Bitrix24?

Заходим в карточку компании, сделки или лида и нажимаем на «Документы».

документы битрикс24

Появится несколько стандартных вариантов:

  • Счет;
  • Список документов;
  • Добавить новый шаблон.

Шаблон документа Битрикс24

Шаблон — это образец накладных, договоров, всевозможных актов, счётов-фактур и так далее. Начнем с добавления непосредственно шаблона. Чтобы это сделать, необходимо перейти в конструктор документов «Шаблоны» Битрикс 24 нажать на «шестерёнку» → Загрузить шаблоны по умолчанию → Указать нужную страну и установить необходимые вам шаблоны документов Битрикс24.

документы битрикс 24

шаблон документа битрикс24

В шаблонах документов Битрикс 24 есть возможность скачать этот документ в формате .pdf или .doc, распечатать и отправить на e-mail нужному человеку.

Ещё одна возможность — отправить клиенту документ с помощью «Публичной ссылки».

документы bitrix24

Настройка в шаблонах документа Битрикс24

Для своего удобства вы имеете возможность совершить настройку конкретного, нужного вам шаблона документа. Для этого отметьте нужный вам шаблон, выберете раздел «Настройки» и нажмите на него.

шаблоны документов битрикс 24

Совершите все необходимые вам изменения для дальнейшего удобства работы с этим документом.

шаблон счета битрикс 24

Параметры шаблонов

У каждого шаблона есть свои параметры, вместо которых документы Битрикс 24 вставляет нужные значения.

шаблоны счетов битрикс24

Так как этих параметров достаточно, проще всего искать необходимый вам параметр через «Поиск».

Добавление реквизитов компании

В разделе «Документы Bitrix24» есть возможность добавить реквизиты вашей компании. Для этого нужно зайти в CRM → Настройки → Реквизиты ваших компаний. Если компаний несколько, можно создать реквизиты для каждой компании индивидуально и после выбрать необходимый шаблон реквизитов.

конструктор документов в битрикс24

Нажимаем на «Добавить компанию».

шаблон договора битрикс 24

Заполняем всю необходимую информацию, нажимаем на поле реквизиты «Добавить» и выбираем один из нескольких вариантов, который подходит вам.

конструктор документов в битрикс 24

Заполняем подробную информацию о вашем роде деятельности, заполняем банковские реквизиты — и всё готово! Теперь при создании счёта реквизиты будут автоматически добавлены!

модификаторы в документах битрикс24

Как добавлять в шаблон документа печать организации и роспись?

Вначале:

  • Скачать шаблон нужного документа с помощью конструктор документов в Битрикс24 и открыть его в Microsoft Word;
  • Добавить нужное изображение, например, пространство для штампа печати;

конструктор документов шаблоны битрикс 24

  • Далее щёлкаем правой кнопкой мышки, щёлкаем на «Формат рисунка» → Макет и свойства → Заменяющий текст и вставляем в описание {MyCompanyUfStamp}.

документы bitrix24

Модификаторы в документах Битрикс24

Конструктор документов в Битрикс24 работает в параметрах шаблона, при использовании которых сведения из документов Битрикс 24 переносятся уже в документ. Разработчики Битрикс24 применили уникальные модификаторы, к примеру: {FormattedName} будет автоматически подставляться имя.

Давайте подробнее рассмотрим, как с этим работать. Модификаторы в документах Битрикс24 находятся внутри определённых переменных, выглядят они следующим образом:

  • {DocumentCreateTime~Y-m-d H:i:s}
  • {FormattedName~Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#,Case=0}

Они служат применением к параметрам, у которых есть информация:

  • Место нахождения (Адрес);
  • ФИО;
  • Даты;
  • Финансы;
  • Телефоны.

Давайте разберёмся подробнее с каждым пунктом.

Адрес

В стандартных настройках Битрикс24 применяется адресный формат страны шаблона. В нём есть возможность изменения типажа формата адреса.

Есть формат: {Address~Format=(цифра),Separator=(цифра)}

Первая часть этого модификатора Format = (цифра) нужна для того, чтобы определить тип формата, где:

  1. Европа;
  2. Великобритания;
  3. Северная Америка;
  4. Россия (улица страна);
  5. Россия (страна улица).

Вторая часть модификатора Separator=(цифра) служит для того, чтобы разделять строчки:

  1. Запятая;
  2. Отсутствие разделяющего знака;
  3. Перевод строчки.

Вот пример созданного шаблона с адресом:

шаблон документа битрикс 24

Для того, чтобы создать такой шаблон, нужно выполнить несколько этапов создания. Для начала необходимо создать поле в карточке клиента, указав его адрес. Поле называется «Адрес Google карты»

шаблон документа bitrix24

документы bitrix 24

Далее нам важно узнать подходящий нам параметр. Заходим в конструктор документов в Битрикс 24 → Добавить новый шаблон → Нажать на шестерёнку → Список полей→ Ввести в поиск название поля.

шаблоны документов bitrix 24

шаблон счета bitrix 24

Итог: получается шаблон счета Битрикс 24.

шаблоны счетов bitrix24

Имя

Для того, чтобы обратиться по ФИО, нам нужно задать последовательность формата, то есть в какой последовательности мы будем обращаться к человеку.

{FormattedName~Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME#}

Этот формат означает, что обращение будет в таком виде: фамилия — имя — отчество.

С ФИО человека в созданной сделке есть возможность воспользоваться: {ContactFormattedName}

С руководством:

{AssignedFormattedName}

Также есть возможность поменять падеж. Формат: {FormattedName~Case=1} покажет имена в дательном падеже.

Нумерация:

-1 — это именительный;

0 — это родительный;

1 — это дательный;

2 — это винительный;

3 — это творительный;

4 — это предложный.

Создадим пример обращения по ФИО и укажем винительный падеж, выглядеть это будет так:

{FormattedName~Format=#LAST_NAME# #NAME# #SECOND_NAME# , Case=2 }

конструктор документов в bitrix24

Дата

В стандартных настройках, дата содержит формат страны используемого шаблона:

{DocumentCreateTime}

Примеры:

  • d.m.y - 22.06.19
  • d.m.Y - 22.06.2019
  • j, n, Y - 22, 6, 2019
  • H:i:s - 16:11:12
  • Y-m-d H:i:s - 2019-06-22 16:11:12
  • j F, Y - 22 Июня, 2019

Все доступные форматы можно найти в Документации.

шаблон договора bitrix 24

конструктор документов в bitrix 24

Вот что получилось:

модификаторы в документах bitrix24

Денежная сумма

С использованием денежных значений есть возможность представления незначащих нулей и валют.

С использованием специального модификатора — написания количества денежной суммы прописными буквами.

Все предоставленные параметры:

  • WZ (With zeros) — по стандартным настройкам, Битрикс24 указывает незначащие нули для денежных сумм. При значении WZ=N сумма будет применяться без незначащих нулей. К примеру, 10.00 руб. преобразуются в 10 руб.
  • NS (No sign) — по стандартным настройкам, NS=Y денежная сумма будет использоваться без валютного знака, а если NS=N — с валютным знаком.
  • W (Words) — по стандартным настройкам, W=Y сумма будет записана прописными буквами.

Прописными буквами сумма может быть записана только для рублей, гривен, белорусских рублей, тенге.

Выводим сумму сделки без валютного знака с прописными буквами

{TotalSum~W=Y,NS}

Вот пример созданного шаблона с денежной суммой:

конструктор документов шаблоны bitrix 24

Телефон

Модификатор format изменяет формат телефонного номера

Все доступные форматы:

  • International: +7 906 219-12-34
  • National :8 (906) 219-12-34
  • E.164: +79062191234

шаблон документа bitrix 24

Есть такие сведения, которые предоставляются в документах при помощью так называемого списка. Варианты:

  • Контакты из сделок;
  • Налоги;
  • Различные товары.

В таком списке есть возможность получения одного любого интересующего вас элемента. Для того, чтобы получить первый элемент из списка, достаточно указать название поля. После этого в документе будет отображаться первый элемент.

{ProductsProductName}

При использовании модификатора index, вы имеете возможность использовать любой элемент на выбор, просто укажите его номер, но будьте внимательны, нумерование начинается строго с 0! Как пример:

Товар под индексом 3 — это товар под номером 4.

{ProductsProductName~index=4}

В CRM поле может иметь множество различных обозначений. Их название «Множественные поля». К примеру: поле с ФИО клиента, адрес и любое созданное поле с отметкой «Множественное».

Существует такой модификатор, с помощью которого появляется возможность управления выводом множественных полей, этот модификатор выглядит следующим образом:

Mfirst

При использовании модификатора mfirst=y можно вывести только первое значение

При использовании модификатора mfirst=n можно вывести все значения

Пример:

{TestField~mfirst=y}

Для того, чтобы ввести весь список наименования продукции в перечне через запятую, добавляем к модификатору «all». Данный модификатор выполняет работу со всеми списками.

Если после прочтения данной статьи у вас остались вопросы, касающиеся настройки документов в Битрикс24 и не только — наша команда всегда рядом и готова ответить в чате или по номеру (812) 363-17-87.

 
 
Комментарии к материалу:
Написать Текст комментария будет автоматически
опубликован после проверки модератором.
Используя сайт www.stekspb.ru, вы соглашаетесь с тем, что мы можем хранить куки (cookies) вашего браузера. Политика конфиденциальности