Резюмируя изложенные нами ранее теоретические знания об основах управленческого учета, информация должна быть:
- Надёжной;
- Значимой для принятия решений.
Надёжность информации означает, что она является:
- Полной — всесторонней, в достаточной степени детальной, исключающей пропуски;
- Точной — в достаточной степени достоверной, исключающей ошибки и искажения;
- Нейтральной — в достаточной степени объективной, непредвзятой, не нацеленной на интересы отдельных пользователей или на достижение желаемых результатов .
С полнотой информации, я думаю, всё понятно. Тонкость тут только в том, что это требование будет вступать в противоречия с другими, но об этом — ниже.
По поводу точности (достоверности) нужно сказать следующее:
Бухгалтера привыкли оперировать абстрактной (математической) точностью. Поэтому они высчитывают всё до последнего грамма или копейки. Но это «бумажная» (виртуальная, формальная — назовите как вам удобнее) точность. В условиях реального бизнеса она принципиально не достижима. Подумайте, можем ли мы, например, утверждать, что знаем с точностью до копейки стоимость используемого компанией оборудования на конкретный момент времени? — Конечно, нет, мы можем оценивать его лишь приблизительно, понимая, что объективно существует некоторая погрешность в оценке.
Бухгалтер же, не моргнув глазом, доложит вам, что «на 31 декабря сего года остаточная стоимость сервера (инвентарный номер такой-то) составляет 52572 руб. 38 коп.». Руководитель, как человек практический, понимает, что знать стоимость с такой математической точностью невозможно. Ему нужна точность реальная (физическая), которая выражается неким средним значением с указанием погрешности или диапазоном значений («сервер стоит порядка 50-55 тыс.руб.»).
Итак, мы должны отдавать себе отчёт в том, что 100%-ная точность (достоверность) управленческой информации — это фикция. Всегда существует некоторая погрешность. Степень достоверности информации будет обратно пропорциональна величине этой погрешности. Разумеется, нужно стремиться к тому, чтобы степень достоверности была максимально высокой. Однако здесь также может возникнуть противоречие, о котором будет сказано ниже.
Нейтральность (объективность) информации. Рассмотрим вполне жизненную ситуацию:
Компания «RED» торгует редиской. Менеджер по продажам докладывает начальнику отдела сбыта: «Я вот тут «провёл маркетинг», и выяснил, что средняя оптовая цена редиски на нашем региональном рынке составляет 14 руб/кг. Наша цена - 16 руб/кг. Продажи падают. Надо что-то делать… (типа, сам-то я, конечно, ну никак не могу понять, что делать в такой ситуации).
Проверяем, насколько информация достоверна:
- Цена конкурента «А» — 10 руб/кг;
- Цена конкурента «В» — 12 руб/кг;
- Цена конкурента «С» — 20 руб/кг.
Считаем: (10+12+20)/3 =14 руб/кг. Казалось бы, всё верно… Но далее выясняется следующее:
- Конкурент «А» распродаёт партию гнилой редиски;
- Конкурент «В» торгует исключительно крупными оптом от 10 тонн;
- Конкурент «С» имеет схожие с компанией «RED» условия продажи — от 100 кг.
Согласитесь, что теперь ситуация выглядит несколько иначе — наша цена представляется не слишком высокой, а ровно наоборот — слишком низкой. Что мы можем сказать об информации, полученной от нашего доблестного «сейлзмена»? Она достоверна? — Да (цены даны реальные, средняя цена рассчитана правильно).
Она является полной? — Да (допустим на нашем рынке у нас действительно всего 3 конкурента).
Однако есть очевидная проблема с объективностью (нейтральностью). Информация явно подана таким образом, чтобы подтолкнуть руководителя к желаемому решению — снижению цены.
Каким же образом добиваться повышения объективности? — Двумя способами:
- По возможности поручать регистрацию и обработку информации не заинтересованным лицам;
- Максимально формализовать («прописать») процедуры, методики и форматы отчётности.
Значимость для принятия решений заключается в том, что информация должна быть:
- Существенной — значимой по своей номинальной величине, количественно;
- Уместной — адекватной, значимой по своей природе, качественно (должна быть «к месту»);
- Своевременной — актуальной, значимой именно сейчас, в данный момент (должна быть «ко времени») .
Рассмотрим пример:
Фабрика по производству пищевых продуктов производит некое изделие — колбаса «Народная».
Коммерческий директор находится в тяжких раздумьях — как уменьшить себестоимость производства изделия? Он запрашивает у экономиста информацию о существующей структуре удельных затрат, и получает примерно вот такой отчёт (привожу в сокращённом виде):
Что можно сказать по поводу существенности данной информации? Мы видим, что затраты на коробку и плёнку составляют доли процента от суммарных затрат на производство 1 кг. рассматриваемой еды. Никакими манипуляциями с этими двумя параметрами (например, замена коробки на менее качественную, смена поставщика плёнки…) не возможно сколько-нибудь существенно снизить себестоимость, в силу их малого удельного веса в общих затратах.
Это будет «ловля блох», выигрыш составит не более 0,1% - 0,2%.
В данной конкретной ситуации информацию о затратах на «короб картонный» и на «плёнку ПВХ» следует отнести к разряду несущественной. В отчёте такую информацию следует приводить в «свёрнутом виде». В нашем случае — две строчки нужно заменить на одну «Затраты на упаковку — 0,65 руб/кг». (Примечание: не указывать эти затраты в отчёте — было бы тоже неправильно, поскольку тогда информация не будет полной).
Существенность информации не является «дискретным свойством». Нельзя чётко разделить всю информацию на два класса (существенная / не существенная). Это непрерывная величина. Можно говорить только о том, в какой степени та или иная информация является существенной. Итак, избавляем руководителя от «информационного шума». Отчётность должна включать в себя информацию, являющуюся в достаточной степени существенной. Отчётность не должна содержать в себе «мусор».
Информация должна быть значимой не только с точки зрения количественной существенности (о чём говорилось выше), но и с точки зрения уместности (адекватности) при рассмотрении данного вопроса по самой своей природе.
Обратимся к нашему примеру с отчётом по затратам на 1 кг. колбасы «Народной»:
Можем ли мы своим решением снизить затраты на оборудование? (Фокусы с изменением методики расчета амортизационных начислений я не рассматриваю — этим мы снизим себестоимость только на бумаге). — Очевидно, что нет. Производственная линия уже куплена и работает, деньги за неё уплачены давным-давно. Подобного рода затраты относятся к категории «sunk costs» (невозвратные издержки) — затраты, которые понесены в прошлом и не могут быть изменены никаким решением в будущем. Поэтому информация об «амортизации оборудования» в нашем конкретном примере не является уместной. Эту строчку отчёта следует просто вычеркнуть.
Итак, исключаем из отчётности «информационный мусор», и оставляем только ту информацию, которая является уместной. Теперь поговорим о своевременности (актуальности). Снова вспомним коммерческого директора компании-производителя колбасы «Народной», для которого ценообразование является важнейшим фактором успеха на рынке и постоянной «головной болью»:
Представленный отчёт ярко демонстрирует нам тот факт, что львиную долю в стоимости конечного продукта составляют затраты на сырьё — соевый белок и пальмовое масло.
Сырьё на 100% импортное. Крупнейшие экспортёры сои — США и Бразилия, крупнейшие экспортёры «пальмы» — Индонезия и Малайзия. Соответственно рублёвая цена сырья (а значит и себестоимость продукции) напрямую увязана с курсом доллара. Рубль по отношению к доллару бодро и уверенно движется вниз…
Внимание — вопрос:
В указанных странах-экспортёрах случилась страшная засуха и, как только что посчитали эксперты, собран рекордно низкий урожай (или, наоборот, всё расцвело пышным цветом и урожай рекордно высокий). Насколько быстро хотел бы получить эту новость наш коммерческий директор?
— Как минимум, раньше, чем об этом узнают конкуренты, а ещё лучше — раньше, чем об этом узнают поставщики сырья.
Не нужно быть великим предпринимателем, чтобы понять, что значимость (ценность) данной информации напрямую зависит от того, насколько оперативно она будет доставлена по назначению. Каждый день (час?) задержки можно оценить в конкретную и кругленькую сумму упущенной выгоды.
Констатируем: значимость информации максимальна в момент её возникновения, далее она постепенно снижается до нуля, в силу снижения её актуальности. Поэтому… пирожки нужно всегда подавать горячими.
Парочка замечаний по поводу значимости информации:
- Для того чтобы информация была значимой для принятия решений, ей не достаточно обладать или только существенностью, или только уместностью, или только своевременностью. Значимость предполагает наличие всех трёх указанных свойств одновременно;
- Уместность и существенность информации в значительной мере зависит от конкретного случая — от предметной области, от типа принимаемых на её основе решений, и т.д. То, что в одном случае уместно и существенно, в другом может не иметь никакого значения. Отсюда следует необходимость в дифференциальном подходе к информации, предоставляемой, в частности, различным группам пользователей. Необходимость ограничивать доступ к информации следует также и из соображений безопасности (и заботе о здоровом сне сотрудников). Противоречия в требованиях к информации;
- Очевидно, что требование к максимальной полноте и точности информации будет вступать в противоречие с требованием к её своевременности. При этом, бухгалтера, разумеется, отдают предпочтение точности. Для руководителей более важной является своевременность (актуальность, оперативность). А поскольку мы ведём речь об управленческом учёте, будем считать, что если информация уместна и существенна, то предпочтение нужно всегда отдавать оперативности её подачи (даже в ущерб точности и полноте). (Действительно, руководитель предпочтёт уже сегодня узнать о том, что объём реализации за день составил примерно 8,5 млн.руб., тому чтобы «немножко подождать» и через неделю получить точную и подтверждённую документами сумму - 8 473 241 руб.);
- Потенциальные выгоды от использования информации не должны превышать затраты на её получение. Это ещё одно ограничение на требования к её полноте и точности. Всегда нужно задавать себе вопрос: «А стоит ли тратить столько, допустим, времени на то, чтобы получить ещё один дополнительный знак после запятой?».
